Официальные письма

Как написать официальное письмо в организацию

Взаимодействие между фирмами осуществляется посредством документооборота. Именно переписка подтверждает все действия, намерения и соглашения контрагентов. 
В данной статье разберемся, как написать письмо, приведем образцы документации. 

Нормативная база

Требования к официальной переписке установлены следующими нормативными актами: федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об архивном деле в Российской Федерации», Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В ГОСТе приводится образец письма, необходимые реквизиты, порядок оформления. 

Виды и отличия деловых писем

Переписка между гражданами и организациями классифицируется в зависимости от содержания:

• Сопроводительное. Прилагается к пакету бумаг, разъясняет цель отправки.
• Претензия. Направляется в адрес контрагента не добросовестно выполняющего обязательства по договору.
• Гарантия. Содержит обязательства, которые составитель берет на себя. Каждая организация разрабатывает образец гарантийного письма с учетом специфики деятельности и ставит свои сроки гарантии.
• Коммерческое предложение. Содержит информацию о предлагаемой продукции, услуге, стоимости и существенных условиях сделки.
• Уведомление. Необходимо для извещения о юридически значимых фактах. Пример письма: уведомление о ликвидации предприятия.
• Запрос. Направляется с целью истребования сведений или документации.

Ко всей переписке, вне зависимости от ее содержания предъявляются единые требования. 

Правила написания и распространенные ошибки

Документ оформляется на бумажном или электронном носителе. Последний вариант должен быть отсканирован или удостоверен ЭЦП. Неподписанный текст не несет юридических последствий.
Обязательно указание адресата — организации или лица, которому направляется бумага.
Сотрудник вправе распечатать текст с двух сторон листа. В данном случае требуется учитывать расположение полей, в противном случае, при подшивке документации часть страницы будет нечитаемой.
В текст можно включать таблицы, диаграммы, схемы. Данные инструменты помогают быстрее донести содержание.
Если текст готовится в ответ на запрос, поручение, претензию и т.п., необходимо проставить ссылки на дату и номер входящего документа. Так, адресату будет проще поднять переписку.
  Важно перечислить приложения к документу и указать количество страниц. Зачастую приложения играют важную роль и без них не возможно понять смысл документа.
  Обязательным реквизитом является расшифровка подписи с указанием ФИО и должности. Иначе у получателя могут возникнуть сомнения в полномочиях лица, направившего документ.
Рекомендуется указать исполнителя документа и его контактные данные. Так адресату будет проще связаться с компетентным специалистом и задать необходимые вопросы.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлены требования к документам и разработаны образцы заполнения писем. 
Приведем основные положения.

• Для составления используются листы формата А4 или А5.
• Цвет бумаги: белый или бумага светлых тонов.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Страницы должны быть пронумерованы. Номер проставляется вверху листа (расстояние от края — 10 мм).
• Размер шрифта: 12-14. Исключение: текст в таблицах.
• Интервал абзаца — 1,25 см.
• Допускается использовать полужирный шрифт.
• Текст должен быть выровнен по ширине.

Кроме того, следует учитывать ряд негласных правил. Так, при составлении письма нужно опираться только на достоверные данные, ссылаться на документы, приводить точные цифры. 
Необходимо излагать сведения языком, доступным для восприятия: не использовать сокращения и профессиональные термины, если адресат не специализируется в данной области. 
Рекомендуется делить текст на абзацы, делать удобным для прочтения. 
Не следует исправлять корректором, ручкой, карандашом уже подписанный документ. 
Рекомендуется разработать для организации единый шаблон письма. Заранее подготовленные бланки писем сократят время сотрудников на подготовку документации.

При взаимодействии с контрагентами, нужно учитывать не только смысл переписки, но и порядок составления и оформления документации. При необходимости, следует воспользоваться услугами профессионального юриста онлайн.